Compte-rendu de la réunion du CA du 23 octobre 2012

Présents :

Jérémy Bonner, Matthieu Soler, Lola Jannot, Fabrice Robinet, Iris Pingeon, Mariette Escalier, Sarah Bergeron, Cristina Noacco.

Excusés :

Adeline Grand-Clément, Pierre Moll.

Volontaires présents :

Pauline Mounier

Communication et organisation du CA et du bureau

Un retour sur les rôles de chaque membre a été fait, ceux-ci ne semblant pas avoir été tout à fait compris par certains. Fabrice est intégré à l'équipe voyage. Il serait bon que pour chaque projet participent, au minimum, un membre du CA qui chapeauterait le projet et un membre ou plus de l'association. Nous lancerons des Doodles pour trouver des volontaires.

Sur le plan de la communication, nous ne devons pas oublier que nous représentons

l'association. Il faut bien vérifier tout ce que nous envoyons. Par ailleurs, il ne faut pas empiéter sur les tâches les uns des autres, ni submerger les membres de l'association de mails. Les informations importantes doivent être envoyées par mail, les autres peuvent passer par Facebook ou le blog.

Finances

Le changement d'agence est effectué. La première dépose d'argent a été faite pour un montant de 400 à 500 euros.

Un vote a été effectué pour savoir si le remboursement de chaque dépense courante devait passer par la trésorière, ou si l'on pouvait fonctionner avec un carnet. Le second choix a été préféré par la majorité (quatre votes contre trois). Il y aura désormais un carnet dans lequel inscrire le détail des prélèvements effectués dans la boîte des dépenses courantes. Il faut joindre au montant prélevé les factures ou tickets de caisse et marquer la date et la cause du prélèvement. Pour toute somme au dessus de 5 euros, il faut toutefois passer par Iris.

Chaque ligne de dépense de projet sera discutée en CA.

Vente de gâteaux

Nous allons davantage communiquer sur Facebook à propos de la vente de gâteaux. Un message sera inscrit sur la page tous les lundis soirs. Peut-être allons nous aussi placer des affiches dans les différentes UFR. Anne-Lise est d'accord pour faire un peu de publicité visuelle pour la vente des gâteaux, Sarah la contacte.

UE d'ouverture

Pauline souhaiterait effectuer chez nous son UE d'ouverture. Il lui faudrait un tuteur et un projet qui serait noté. L'idée est actuellement en attente de réponse. Pauline participera de toute manière à l'un des projets de cette année.

Le forum des associations

Le forum des associations a été mené à bien. Y étaient présents Mariette, Fabrice, Cristina, Jérémy, Iris et Lola. Le matériel de l'association (affiches, drapeau, photos,...) a été bien utilisé.

Toutefois, ne sont venus nous voir que quelques rares nouveaux venus, l'essentiel de la fréquentation a été le fait de gens connus. Le forum est d'un faible impact, et n'offre que peu de visibilité. Nous continuerons toutefois à participer, à la fois par principe et dans un espoir de visibilité. Le matériel peut être réutilisé.

Tampons et cartes de fidélités

Nous avons reçu les tampons. Le projet a été mené à bien, malgré un petit bémol sur la communication interne. Il faut attendre que le CA ait validé un devis avant d'entreprendre la moindre initiative financière.

La question des cartes de fidélité est loin d'être réglée. Il pourrait s'agir d'une carte tamponnée gratuite offrant un gâteau gratuit au bout de plusieurs achats (ce qui est un manque à gagner pour nous, mais ne s'accompagnant d'aucune responsabilité de l'association), ou d'une carte payante à 5 euros (ce qui est un gain financier pour l'association, mais qui s'accompagne d'une certaine responsabilité financière de l'association face aux membres. Dans les arguments opposés à l'existence d'une carte, ont été mentionné l'impression qu'ont parfois les membres de l'association d'être trop pressés par celle-ci. Faut-il à tout prix chercher à fidéliser les membres, surtout en leur demandant encore de l'argent ? La décision a été reportée à la rentrée, vous être priés de réfléchir à votre avis. Un sondage auprès des membres sera lancé sur Facebook pendant les vacances.

Le voyage

La liste des membres du voyage est toujours en cours de constitution, nous ferons le point à la rentrée. Les sujets des topos doivent être prêts le plus rapidement possible. Nous hésitons à reprendre les conversations en italien qui ont précédé le voyage en Italie d' il y a deux ans. Cristina a noté la faible réussite de celles-ci.

Les sorties

Une réunion inter-associative avec Aparéa et Méléthé a eu lieu. Aparea a quelques réticences à travailler avec nous suite à l'an dernier (pas de présence de notre part à nos activités communes). Jérémy a garanti notre présence et des changements.

Une sortie commune avec ces deux associations se prépare. Nous inviterons tous les membres, le coût est nul et la publicité minimale. Aparéa s'occupe de la réservation, Périples de trouver des intervenants. Il faut trouver un bar pour clôturer la soirée. Il faut fixer une date pour lancer les invitations et réservations.

Des sorties sont en préparation pour Nîmes et Ampurias. Il faut recruter des membres pour monter deux équipes et des dossiers avec devis. Pauline est tentée pour s'occuper avec Iris de la sortie à Nîmes, Fabrice doit trouver quelqu'un pour celle d'Ampurias.

Un repas de l'association doit être fait rapidement pour donner à tous l'envie de s'engager. Il aura lieu un soir ou un week-end. L'idée a été lancée d'un jeu de piste dans Toulouse encadré par le CA, afin que les membres apprennent à nous connaître. Un Doodle sera lancé pour trouver une date avant Noël.

La Semaine de l'Antiquité

Pour la SdA, un CA lui sera réservé à la rentrée, avant une réunion inter-associative.

Idéalement, chaque association s'occuperait de l'organisation d'une journée. La semaine pourrait s'organiser autour d'un thème, peut-être les jeux de l'antiquité. Tout le CA devra participer, il y aura une grosse communication à organiser. Dans l'idéal, le projet sera prêt fin décembre.

Projections vidéo

Des « mardis de Périples » sont en préparation : il s'agirait de diffuser des films, péplum et séries entre midi et deux, en commençant par la projection et le commentaire d'un épisode de la série Rome par semaine (soit 10 à 12 semaines). Iris et Matthieu s'occupent du projet. Une affiche sera faite et accompagnera la vente de gâteaux pour diffuser l'information. Par ailleurs, en février aura lieu une ou des projections sur Rome au cinéma.